采购单位须知

2014年04月29日

​一、采购单位职责
采购单位是承担采购项目的主体,参与政府集中采购、部门集中采购并负责实施本单位的分散采购。其主要职责是:严格执行各项政府采购管理规定;编制本单位政府采购预算并逐级报送主管部门审核汇总;向省政府采购中心和主管部门提供采购项目实施计划,协助省政府采购中心和主管部门实施政府集中采购活动、部门集中采购活动;组织实施本单位分散采购活动;依法签订和履行政府采购合同;按规定报送本单位有关政府采购的审批或备案文件以及执行情况统计报表。
采购单位应当健全政府采购内部监督制约机制,实行采购经办、合同审核、项目验收、资金支付等职责相互分离。
采购单位应当按照法律有关规定妥善保管与政府采购活动有关的采购文件和资料,不得伪造、变造、隐匿或销毁。
采购单位在政府采购活动中,应当依法维护自身利益,对集中采购机构、采购代理机构、供应商损害其合法权益的行为,及时向省财政厅投诉。
二、省直主管部门职责
省直主管部门除履行采购单位的相应职责外,还应承担本部门本系统的管理责任。其主要职责是:制定本部门、本系统政府采购实施办法;汇总编制本部门政府采购预算和采购项目实施计划;协助省政府采购中心实施政府集中采购;统一组织实施部门集中采购项目;按规定权限负责本部门、本系统所属单位的政府采购活动实施过程管理,推动和监督所属单位政府采购工作;统一向省财政厅报送本部门、本系统有关政府采购的审批或备案文件以及执行情况统计报表。
省直主管部门实施部门集中采购应当实行内部统一管理,建立和完善内部监督制约机制。省直主管部门内设财务管理机构具体负责本部门、本系统政府采购事宜的协调和管理。
三、政府采购预算和计划管理
全面、完整地编制政府采购预算。采购单位按照省财政厅对下一年度预算编制的要求及财政收支政策,依据省政府颁布的政府采购集中采购目录和限额标准,单独编制政府采购预算,作为部门预算的组成部分,逐级报送主管部门审核汇总,最终报省财政厅核定。采购单位编制的政府采购预算将采购项目落实到具体采购品目,明确采购项目需求、采购时限和内容要素,完整、准确地反映项目技术经济指标和采购数量、规格、质量等要求。
省财政厅对部门预算中的政府采购预算单独核定,并随部门预算批复各省直主管部门执行。
省直主管部门按照预算管理程序追加或者调整预算时,涉及政府采购业务的,要按照规定报经审核、批准。省财政厅单独核定政府采购预算,省财政厅政府采购监督管理机构相应及时调整政府采购计划,并按规定分别下达给省政府采购中心和省直主管部门执行。
采购单位应当严格按照省财政厅批准的政府采购预算实施采购活动,不得无预算或超预算采购。
采购单位要按照省财政厅的要求通过"辽宁政府采购网"上报政府采购计划。列入政府采购集中采购目录或虽未列入集中采购目录但项目金额超过集中采购限额标准的货物、工程和服务采购,分别采取政府集中采购和部门集中采购的组织形式进行。对本级政府颁布的政府采购集中采购目录及相关限额标准规定应当实行政府集中采购的项目,采购单位必须依法委托省政府采购中心组织实施;对按照规定应当实行部门集中采购的项目,采购单位或其行政主管部门可以自行组织实施,也可以委托省政府采购中心或经认定资格的采购代理机构组织实施。
采购单位不得以任何形式将应当依法委托省政府采购中心组织实施的采购项目,自行组织实施或委托采购代理机构组织实施,规避政府集中采购管理。
省财政厅审核采购单位上报的政府采购计划,属于应委托省政府采购中心采购的政府集中采购项目,下达给省政府采购中心组织实施。
政府采购活动应当按照省财政厅下达政府采购计划中确定的采购组织形式、采购方式以及相应的采购程序进行。
政府采购活动中,因客观原因需要变更采购组织形式或采购方式的,需向省财政厅提出书面申请,经批准后政府采购活动方可继续进行。
采购单位不得先采购后申请或预先确定供应商后虚假履行采购程序。
采购单位不得以任何形式规避公开招标。达到公开招标数额标准以上的采购项目,应当采用公开招标方式采购。
政府采购活动一经开始,未经省财政厅同意,采购单位不得擅自中止或终止采购活动;在政府采购活动中不得擅自扩大采购范围、增加采购数量、提高采购标准。
四、省直单位政府集中采购一般工作流程
省政府采购中心按照规定的采购方式,会同采购单位负责采购活动全过程的实施,具体包括签订委托代理协议、制定操作方案、采购信息发布、编制和发放采购文件、组织供应商现场踏勘、组织开标评审(评标或者谈判、询价)、推荐中标(成交)结果、组织订立采购合同、组织合同履约和合同标的验收等。
五、签订委托代理协议
采购项目实施前,采购单位与省政府采购中心应当签订委托代理协议,明确委托的事项和双方的权利与义务。
  委托代理协议具体确定双方在编制采购文件、确定评审办法与中标(成交)标准、组建评标委员会(谈判、询价小组)、评标(谈判、询价)、确定中标(成交)候选供应商等方面的权利和义务。
委托代理协议原则上采取按年度签订的方式,也可以按采购项目一次一签的方式。
六、制定操作方案
省政府采购中心根据省财政厅下达的政府采购计划和采购单位提出的采购要求,会同采购单位制定具体操作方案。
七、提供采购需求,配合编制采购文件
签订委托代理协议并制定操作方案后,采购单位应当及时向省政府采购中心提交详细的采购项目需求文件,协助省政府采购中心编制招标(采购)文件,并按照规定确认招标(采购)文件。
采购单位要认真做好项目采购的各项前期准备工作,对项目预算在300万元(含300万元)以上的招标项目,要向相关专家咨询,科学合理编制项目需求和技术标准。
采购单位不得在采购项目需求文件和招标(采购)文件中列入限制、排斥潜在供应商的商务、技术条款;不得指定货物的品牌、服务的供应商或列入单一品牌的规格技术标准及其他含有倾向性的内容;不得以不合理的商务、技术条款对潜在供应商实行差别待遇或歧视待遇;不得设定不符合规定的评标(评审)方法和标准。
采购需求中包含多种货物时,应当根据货物的性质、类别合理划分合同分包,原则上不得将不同性质、不同类别的货物纳入一个合同包中进行采购。同时也不得将同性质、同类别的货物进行分包采购。

采购单位填写"项目要求及投标(报价)响应表"栏的相应内容时,要填写本采购项目提供交货(交付)时间、交货(交付)地点、付款方式及条件、验收、质量保证期、保修期、热线支持、售后服务网络、维修技术人员及设备方面的保证措施及收费标准、备品备件供应及优惠价格、培训人员现场培训(操作、维护等)、系统扩展、升级服务的要求等,提供采购对象的具体指标,包括品目号、产品名称、数量、主要用途、功能以及特点等。
采购单位填写"采购文件要求"栏的相应内容时,要填写准确、清晰;属于实质性要求或重要指标的内容须用★标注(不得负偏离,如果负偏离,其投标文件或者报价文件无效),未标注★项不属于实质性要求或重要指标;如果没有填写相应内容的,应视为采购单位在这个内容上没有要求,投标(报价)文件可以不做响应、不做应答,不影响投标(报价)文件的有效性。
采购单位与省政府采购中心协商选择采购项目评审办法时,公开招标、邀请招标等采购方式可采用最低评标价法、综合评分法和性价比法;竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式原则上采用最低评标价法。

采购单位与省政府采购中心协商设定评标标准和方法时,必须遵循公平、公正、科学、择优的原则,将采购文件规定的技术要求、标准和商务条款等评标因素合理量化为得分标准或者货币折算标准,不得含有倾向性、歧视性和排斥性。
八、协商、确认采购文件
省政府采购中心根据采购单位提出的采购需求及法律法规相关规定编制采购文件(含公开招标公告、邀请招标资格预审公告、采购公告、更正公告、变更公告等),并送采购单位会签确认。采购单位会签确认后的采购文件,由省政府采购中心按采购文件约定方式免费发放。
对项目预算数额在300万元(含300万元)以上的采购项目,在采购文件编制完成之后,要在"辽宁省政府集中采购网"和"辽宁政府采购网"上公告5个工作日,公开征求潜在供应商的意见和建议,并认真研究吸纳。
实行网上协商、确认采购文件,采购单位通过访问网址:www.lnzc.gov.cn登录"辽宁省政府集中采购网"点击"进入业务平台"栏目,进入省政府采购中心业务系统"查看采购文件",会签确认后的采购文件,由省政府采购中心按采购文件约定方式免费发放。
九、现场踏勘或者召开标前答疑会议
对需要进行标前答疑或者踏勘现场的采购项目,采购单位要会同省政府采购中心召开项目答疑会或者组织获取采购文件的潜在供应商踏勘现场,由采购单位进行设计交底,解答潜在供应商提出的与采购项目有关的问题。
十、发布政府采购信息
省政府采购中心在省财政厅指定的"辽宁政府采购网"和"辽宁省政府集中采购网"等媒体上向社会公开发布政府采购信息。
十一、抽取评审专家
省政府采购中心招标处经办人员提前1天将评审专家需求信息录入"辽宁政府采购网",并电话通知采购单位,由采购单位派人到省财政厅根据评审专家需求在网上随机抽取。省政府采购中心在投标(报价)文件接收截止时间后,从"辽宁政府采购网"上解密获取评审专家的名单,有关监督人员现场对评审专家的有效证件进行核实。
十二、开标、评标或者谈判、询价
开标、评标或者谈判、询价按照采购文件的规定进行。
  评标(谈判、询价)工作由省政府采购中心负责组织。具体评标(谈判、询价)事务由依法组建的评标委员会(含谈判小组、询价小组)负责。
评标委员会(谈判、询价小组)根据采购文件规定的评标(评比)标准、方法和中标(成交)条件,对投标(报价)供应商的投标(报价)文件或者供应商的响应性文件进行比较与评价,推荐中标(成交)候选供应商。
采购单位依法指派代表参加政府采购项目的评标(评审)。采购单位代表作为评标委员会(谈判、询价小组)成员在评标(评审)过程中,应当严格履行职责,且不得发表影响评标委员会(谈判、询价小组)中评审专家公正客观评审的任何倾向性意见。采购单位代表与参加政府采购活动供应商有利害关系的,应当主动提出回避。
采用招标方式或非招标方式但标的数额较大的采购项目,采购单位应指派本部门或本单位监督人员参加政府采购活动,并履行现场监督职责。
十三、采购方式的变更
采购方式一经确定,原则上不得更改。出现下列情形之一的,在提供充分论证并报经省财政厅批准后,可以变更采购方式:
采购单位与省政府采购中心协调沟通采购需求时,认为采购方式难以满足采购要求需变更采购方式的。
省政府采购中心与采购单位协调沟通采购需求时,采购项目需要分包时,个别分包采购项目需变更采购方式的。
公开招标废标后,需变更为其他采购方式的。为提高工作效率,对招标方式废标后继续采取招标方式的采购项目,采购文件公告时间可缩短到10天。
凡属涉及变更采购方式的,应当由采购单位填写《辽宁省省直政府采购项目采购方式变更审批表》,报省财政厅政府采购监督管理机构审批。
对采用招标方式可能在评审环节出现废标并需现场变更采购方式的一些特殊采购项目,省财政厅事先在网上和纸质审批表上予以明确;中心具体操作时,在采购文件中要作出提示,即经省财政厅批准后投标文件可作为竞争性谈判或者询价文件使用;供应商承诺投标文件可作为报价文件使用。
十四、确定中标(成交)供应商
省政府采购中心应当在评标委员会(谈判、询价小组)结束评审工作后5个工作日内,将推荐的中标(成交)候选供应商名单报送采购单位确定。
采购单位应当在收到中标(成交)候选供应商名单后5个工作日内,确定中标(成交)供应商。
采购单位应当按照评标委员会(谈判、询价小组)依法推荐的中标(成交)候选人或中标(成交)候选人顺序,及时确定中标(成交)供应商。采购单位无正当理由不得改变中标(成交)候选人顺序或在中标(成交)候选人之外确定中标(成交)供应商。
中标(成交)供应商确定后,省政府采购中心按照采购文件约定在指定的采购信息发布媒体上公告招标(采购)结果。同时,向中标(成交)供应商发出中标(成交)通知书。
  评标委员会(谈判、询价小组)被授权确定中标(成交)结果的,省政府采购中心应当按照约定在结束评审工作后5个工作日内将中标(成交)结果通知采购单位,同时公告招标(采购)结果并发出中标(成交)通知书。
十五、供应商质疑的处理
供应商质疑按照《辽宁省政府采购中心供应商询问、质疑处理暂行办法》的规定处理。省政府采购中心受理供应商质疑,认定质疑事项涉及采购需求、采购标准和采购条件等实质性问题,但采购单位不是被质疑人的,应当要求质疑人将采购单位追加为被质疑人,并会同采购单位对质疑事项进行研究,共同做出答复。省政府采购中心和采购单位做出的书面答复,应当抄送省财政厅政府采购监督管理机构。
十六、订立政府采购合同
采购单位与中标(成交)供应商应当在中标(成交)通知书发出之日起30日内,按照招标(采购)文件、中标(成交)供应商的投标(采购响应性)文件所确定的事项签订政府采购合同。采购单位无正当理由不得拖延或拒绝与中标(成交)供应商签订政府采购合同。
采购单位应当自政府采购合同签订之日起7个工作日内,将合同副本报省财政厅备案。
由省政府采购中心组织实施的采购项目,采购单位应当参照前款规定将合同副本送省政府采购中心归档。
十七、政府采购合同履约验收及资金支付
按照《关于印发辽宁省省直单位政府采购合同履约验收管理暂行办法的通知》(辽财采〔2010〕418号)要求,省政府采购中心负责组织中心实施操作的政府集中采购项目的合同履约验收工作。
省政府采购中心接到中标、成交供应商提出的验收申请后,向采购单位发出合同履约验收情况确认单,确定具体验收的时间、地点、采购单位参加验收小组的代表名单、采购单位的监督人员名单等事项。
现场检验和评估工作由验收小组负责。验收小组由采购单位的代表3人以及相关领域专家2人或邀请国家认可的质量检测机构组成,专家在验收前一天报请省财政厅政府采购监督管理机构通过省级评审专家库采用随机抽取的方式抽取。验收小组应由采购单位指定1名负责人员,但直接参与该项目政府采购的主要责任人不应作为验收小组的负责人。
验收小组根据现场验收情况记录形成合同履约验收意见书,验收小组成员需在验收意见书上签字。验收活动邀请检测机构参加的,需加盖检测机构单位公章。
省政府采购中心根据履约验收意见书,形成最终的履约验收报告单,加盖采购单位和省政府采购中心的公章。合同履约验收报告单需作为政府采购资金支付凭据之一,采购单位应将其作为会计凭证入账。
采购单位履行纪检监察职责的部门负责履约验收全过程监督。
支付采购项目资金按省财政厅现行政策制度规定程序通过"辽宁政府采购网"上办理。
采购单位应当严格履行政府采购合同,及时办理采购项目验收和资金支付等事宜;不得擅自变更、中止或终止政府采购合同;不得出具虚假项目验收意见或虚假资金支付申请手续以及相关文件,以骗取财政性资金。
十八、法律责任
(一)采购单位有下列情形之一的,责令限期改正,给予警告,可以并处罚款,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由其行政主管部门或者有关机关给予处分,并予通报:
    1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的;
    2.擅自提高采购标准的;
    3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的;
    4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的;
    5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的;
    6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的;
    7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。
    (二)采购单位及其工作人员有下列情形之一,构成犯罪的,依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的,处以罚款,有违法所得的,并处没收违法所得,属于国家机关工作人员的,依法给予行政处分:
    1.与供应商或者采购代理机构恶意串通的;
    2.在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;
    3.在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;
    4.开标前泄露标底的。
    (三)采购单位有上述违法行为之一影响中标、成交结果或者可能影响中标、成交结果的,按下列情况分别处理:
    1.未确定中标、成交供应商的,终止采购活动;
    2.中标、成交供应商已经确定但采购合同尚未履行的,撤销合同,从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商;
3.采购合同已经履行的,给采购单位、供应商造成损失的,由责任人承担赔偿责任。
    (四)采购单位对应当实行集中采购的政府采购项目,不委托省政府采购中心实行集中采购的,由省财政厅政府采购监督管理机构责令改正;拒不改正的,停止按预算向其支付资金,由其上级行政主管部门或者有关机关依法给予其直接负责的主管人员和其他直接责任人员处分。
    (五)采购单位未依法公布政府采购项目的采购标准和采购结果的,责令改正,对直接负责的主管人员依法给予处分。
(六)采购单位违反现行制度规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的,由省财政厅政府采购监督管理机构处以2万元以上10万元以下的罚款,对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(注:相关规定以正式文件为准)